Un cabinet qui pratique à la fois le syndic et la transaction doit écrire trois procédures qui manquent dans la plupart des dossiers examinés par la Commission nationale des sanctions : le moment précis où un dossier de syndic devient un dossier de transaction, la reprise des informations déjà détenues par le pôle syndic, et le nom de la personne qui autorise l'ouverture du dossier.
Un cabinet compte neuf personnes, huit au pôle syndic et une au pôle transaction qui signe deux mandats de vente par an. La classification des risques ne doit pas se limiter aux deux dossiers de vente : elle doit porter sur la clientèle réelle de toute la structure, parce que l'article L. 561-4-1 apprécie les cinq critères sur la personne assujettie, et c'est le cabinet tout entier.
La première procédure : le point de basculement
Un dossier de syndic devient un dossier de transaction à un moment précis, qu'il faut écrire et dater : le premier rendez-vous d'estimation, ou la première pièce demandée en vue d'une vente. Écrire l'événement, pas l'intention, permet de fixer une date certaine à partir de laquelle les obligations de vigilance s'appliquent pleinement.
La deuxième procédure : la reprise des informations
Ce que le pôle syndic sait déjà d'un copropriétaire doit arriver dans le dossier de transaction dès son ouverture. Un copropriétaire géré depuis douze ans est déjà une fiche complète dans le système du cabinet le jour où il confie la vente de son lot. Prétendre le découvrir au moment du mandat expose à ce qu'un contrôleur considère que le cabinet savait déjà, sans en avoir tiré les conséquences.
La troisième procédure : qui décide
La procédure doit nommer la personne qui vérifie les pièces, celle qui décide d'entrer en relation, et celle qui a le droit de dire non à un dossier. Sans ce nom écrit, un contrôle constatera une organisation floue où personne ne répond de la décision d'accepter un client.
| Procédure | Ce qu'elle fixe |
|---|---|
| Point de basculement | la date à partir de laquelle la vigilance s'applique |
| Reprise des informations | ce que le cabinet sait déjà doit remonter |
| Personne qui décide | qui vérifie, qui autorise, qui peut refuser |
Une classification qui décrit l'entreprise, pas le métier
Cinq décisions de la Commission nationale des sanctions convergent sur le même point : une classification qui décrit un métier au lieu de décrire une entreprise est écartée. Dans le dossier CNS 2023-38 du 18 mars 2026, aucun document ne prenait en compte les différents pôles d'activité de la société ni la typologie diverse de sa clientèle : grief retenu, 25 000 euros pour la société principale.
Cas pratique : le copropriétaire connu depuis quatre ans
Un cabinet est syndic d'une copropriété de soixante lots depuis onze ans, et détient une carte de transaction. Un copropriétaire, connu depuis quatre ans, veut vendre ses deux lots rapidement, accepte une décote de 15 % sur l'estimation, et ses charges ont toujours été réglées par une société dont le lien avec lui n'est pas connu. Connaître ce client depuis quatre ans ne dispense de rien : il faut identifier le client, vérifier son identité sur pièce, remonter au bénéficiaire effectif s'il agit pour une société, et poser par écrit la question du tiers payeur laissée ouverte par le pôle syndic.
Les réflexes à prendre
- Écrivez la date exacte à laquelle un dossier de syndic devient un dossier de transaction, sur un document daté.
- Faites circuler entre les pôles ce que le cabinet sait déjà d'un copropriétaire, avant l'ouverture d'un nouveau dossier de vente.
- Nommez la personne qui vérifie les pièces et celle qui autorise l'entrée en relation, par écrit.
- N'utilisez jamais une fiche de fédération comme classification des risques d'un cabinet mixte.
- Posez systématiquement la question des tiers payeurs laissée ouverte par le pôle syndic, dès l'ouverture d'un dossier de vente.
- Consultez le programme détaillé de la formation LCB-FT sur /programme pour structurer ces trois procédures.
Campus Tracfin propose un cas pratique complet de cabinet mixte dans son parcours Collaborateur, 3 heures, 47 € net de taxe, et dans son parcours Dirigeant et référent, 5 heures, 117 € net de taxe. Programme téléchargeable : Collaborateur, Dirigeant et référent.
Questions fréquentes
La classification des risques d'un cabinet mixte doit-elle couvrir tout le portefeuille de syndic ?
Oui. Elle porte sur la personne assujettie tout entière, et non sur les seuls dossiers de transaction, en application de l'article L. 561-4-1.
Connaître un copropriétaire depuis plusieurs années dispense-t-il d'une identification complète lors d'une vente ?
Non. La Commission nationale des sanctions a rappelé, dans plusieurs décisions, que la connaissance personnelle d'un client n'exonère jamais de ses obligations de vigilance.
Faut-il une procédure écrite spécifique pour un cabinet mixte ?
Oui, trois procédures au minimum : le point de basculement d'un dossier, la reprise des informations entre pôles, et le nom de la personne qui décide de l'entrée en relation.
Une fiche de fédération professionnelle peut-elle servir de classification des risques ?
Non. Elle a déjà été écartée par la Commission nationale des sanctions comme un document général sans adaptation aux risques propres à l'agence.
À retenir
- Trois procédures manquent presque toujours dans un cabinet mixte syndic et transaction.
- La classification des risques doit décrire l'entreprise entière, jamais le seul pôle transaction.
- Le point de basculement d'un dossier doit être écrit et daté.
- Ce que sait déjà le pôle syndic doit remonter dans le dossier de transaction.
- La connaissance personnelle d'un client ne dispense jamais d'une vérification complète.
Sources
- Code monétaire et financier, article L. 561-4-1 : legifrance.gouv.fr
- Décision CNS 2023-38 du 18 mars 2026 : economie.gouv.fr
Pour aller plus loin : par où un cabinet de syndic entre dans le champ, le superviseur d'un cabinet de syndic, et le programme de formation.