Un dossier de vigilance complet en domiciliation d'entreprises réunit huit pièces : le contrat de domiciliation, la pièce d'identité du représentant légal, les statuts datés et signés, l'extrait d'immatriculation de moins de trois mois, le justificatif de domicile du dirigeant, l'attestation du lieu de détention des documents comptables, la pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif, et le numéro de téléphone du responsable légal.
Dans les décisions de la Commission nationale des sanctions consacrées à la domiciliation, ce ne sont presque jamais des opérations frauduleuses complexes qui sont sanctionnées. C'est l'absence de ces huit pièces, une par une, dans les dossiers examinés lors des contrôles de la DGCCRF.
La liste exacte, reconstituée à partir des décisions
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Contrat de domiciliation | date l'entrée en relation d'affaires |
| Pièce d'identité du représentant, en cours de validité | qui signe pour la société |
| Statuts, datés et signés | l'existence légale et le capital |
| Extrait d'immatriculation, moins de 3 mois à la signature | l'actualité de la situation |
| Justificatif de domicile du dirigeant | un élément essentiel de connaissance du client |
| Attestation du lieu de détention des documents comptables | l'accès aux pièces comptables |
| Pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif | pas seulement son nom |
| Téléphone du responsable légal, tenu à jour | un moyen de contact vérifié |
Ce que révèle un contrôle typique
La décision CNS 2024-01 du 15 décembre 2025, sur 40 dossiers examinés soit 58 % des clients domiciliés, a relevé : 27 dossiers sans contrat, 38 sans pièce d'identité valide ou périmée, 38 sans K-bis ni statuts, 40 sans justificatif de domicile, 40 sans attestation du lieu de détention comptable. Sur 40 domiciliés, seuls 11 numéros de téléphone avaient été retrouvés, alors que cette information est due.
Le justificatif de domicile, un document essentiel
Une autre décision de la Commission pose un principe réutilisable tel quel : « le justificatif de domicile est un document essentiel dans la connaissance du client ». Cette pièce, souvent perçue comme secondaire, est traitée avec la même exigence que la pièce d'identité elle-même.
Le K-bis antérieur au contrat, un piège fréquent
L'extrait d'immatriculation doit dater de moins de trois mois à la date de signature du contrat, jamais à la date d'un éventuel contrôle. Une décision relève deux dossiers avec des K-bis antérieurs de plus de trois mois à la signature du contrat : grief fondé, sans discussion.
Ce qu'un site public ne remplace jamais
Consulter les statuts et le K-bis d'une société sur un site public d'information légale ne dispense pas de les conserver dans le dossier. La Commission l'a écrit sans détour : le fait que les documents manquants soient consultables sur un site internet, et que le professionnel les ait consultés sans en conserver de trace, n'exonère pas de ses obligations.
Les réflexes à prendre
- Constituez la liste des huit pièces dès la signature du contrat, sans en oublier une, pour chaque société domiciliée.
- Vérifiez la date de l'extrait d'immatriculation à la signature, pas à la date de renouvellement du contrat.
- Ne considérez jamais qu'une consultation sur un site public dispense de conserver la pièce elle-même.
- Tenez à jour le numéro de téléphone du responsable légal comme une pièce à part entière.
- Demandez la pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif, pas seulement son nom déclaré.
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Questions fréquentes
Le justificatif de domicile du dirigeant est-il vraiment indispensable ?
Oui. La Commission nationale des sanctions le qualifie de document essentiel dans la connaissance du client, au même titre que la pièce d'identité.
Peut-on se contenter de consulter le K-bis en ligne sans le conserver ?
Non. Une décision a écarté cet argument : la consultation sans trace conservée n'exonère de rien.
Que se passe-t-il si l'extrait d'immatriculation date d'avant la signature du contrat ?
C'est un grief fondé si l'écart dépasse trois mois : l'ancienneté d'un extrait s'apprécie à la date de signature, pas à celle du contrôle.
Le numéro de téléphone du responsable légal fait-il partie des pièces obligatoires ?
Oui. Une décision a relevé que sur 40 domiciliés, seuls 11 numéros de téléphone avaient pu être retrouvés, ce qui a pesé dans la sanction.
À retenir
- Huit pièces composent un dossier de domiciliation complet.
- Le justificatif de domicile est qualifié de document essentiel par la Commission.
- L'ancienneté d'un extrait d'immatriculation s'apprécie à la date de signature du contrat.
- Une pièce consultée en ligne sans conservation équivaut à une pièce absente.
- La pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif est requise, pas seulement son nom.
Sources
- Décision CNS 2024-01 du 15 décembre 2025 : economie.gouv.fr
- Décision CNS 2024-02 du 20 mai 2026 : economie.gouv.fr
- Décision CNS 2024-11 du 23 juin 2025 : economie.gouv.fr
Pour aller plus loin : le contrat de domiciliation comme pièce de vigilance, ce que la DGCCRF ouvre dans vos dossiers, et le programme de formation.