Une société de gestion invoque, devant la Commission nationale des sanctions, une perte de documents liée à la défaillance de son prestataire de gestion documentaire. Le grief est retenu quand même. L'article L. 561-12 du code monétaire et financier impose une conservation dont la responsabilité reste entièrement celle de l'assujetti, quel que soit le prestataire choisi pour l'organiser.
Cette obligation de conservation est souvent perçue comme une contrainte administrative secondaire, alors qu'elle constitue la pièce sur laquelle repose toute preuve de vigilance devant un contrôle. Sans elle, une identification correctement menée au moment des faits ne peut plus être démontrée des années plus tard.
Ce que l'article impose
L'article L. 561-12 du code monétaire et financier, dans sa version en vigueur depuis le 14 février 2020 (ordonnance n° 2020-115 du 12 février 2020, article 3), impose aux personnes mentionnées à l'article L. 561-2 de conserver les documents et informations relatifs à leurs obligations de vigilance et de connaissance de la relation d'affaires, pendant une durée de cinq ans.
Cette durée court à compter de deux points de départ différents selon la nature du document, tels que les deux plaquettes de 2026 de Tracfin et de la DGCCRF, pour l'immobilier et pour la domiciliation, les présentent dans un tableau identique.
Deux points de départ, pas un seul
| Quoi | Durée | À partir de |
|---|---|---|
| Éléments d'identification et connaissance client | 5 ans | la cessation de la relation d'affaires |
| Documents sur les opérations réalisées par la clientèle | 5 ans | l'exécution de ces opérations |
Une erreur fréquente consiste à faire courir un seul délai unique, à partir d'une même date, pour l'ensemble d'un dossier. Or les pièces d'identité et de connaissance client se conservent cinq ans après la fin de la relation, tandis que les pièces propres à une opération donnée se conservent cinq ans après l'exécution de cette opération, ce qui peut aboutir à des échéances différentes au sein d'un même dossier.
Un délai indépendant des autres obligations réglementaires
Une précision essentielle, que les deux plaquettes formulent dans les mêmes termes : ce délai de conservation « est indépendant des autres obligations réglementaires éventuelles, comptables, fiscales, etc. » Une purge comptable intervenant après six ans ne justifie donc jamais la disparition d'une pièce de vigilance dont le délai propre n'est pas expiré, et inversement, une obligation fiscale plus longue ne prolonge pas automatiquement le délai de l'article L. 561-12.
Des délais distincts et plus longs pour deux catégories de pièces
Deux autres délais s'ajoutent à ce régime général, et ils ne doivent pas être confondus avec lui :
- Les documents justifiant l'examen renforcé prévu par l'article L. 561-10-2 se conservent également cinq ans, mais le point de départ est la réalisation de cet examen, ce que précise la fiche 3 de la plaquette Tracfin et DGCCRF consacrée à l'immobilier
- Les justificatifs de formation, régis par l'article D. 561-38-1-1 créé par le décret n° 2026-310 du 24 avril 2026, se conservent pendant la durée des fonctions de la personne concernée, puis cinq années supplémentaires après leur fin, ce qui en fait le délai le plus long du dispositif
Ce que « conserver » signifie en pratique
Conserver ne signifie pas seulement ne pas détruire : cela signifie être capable de produire la pièce, sous une forme exploitable, le jour d'un contrôle mené par exemple par la DGCCRF ou, pour les intermédiaires d'assurance, par l'ACPR. Deux décisions de la Commission nationale des sanctions illustrent ce que le texte ne tolère pas.
Dans la décision CNS 2023-38 du 18 mars 2026, les personnes mises en cause invoquaient une perte de documents consécutive à une défaillance de leur prestataire de gestion documentaire. Le grief a été retenu malgré cette explication : ils ne conservaient pas les documents d'identité ni les mesures de vigilance pour les dossiers traités dans un espace de stockage externalisé, dit « data room ».
Dans la décision CNS 2024-03 du 27 mai 2026, la société sanctionnée n'avait pas centralisé au siège les documents d'identité collectés par ses agents commerciaux sur le terrain. Les informations sur l'identité des vendeurs, des acquéreurs et des bénéficiaires effectifs ne remontaient pas à la structure elle-même, qui n'en conservait donc aucune trace exploitable.
Un principe simple : le titulaire de la carte répond, pas le prestataire
Ces deux décisions convergent vers une même règle : la responsabilité de la conservation pèse sur la personne assujettie, quelle que soit l'organisation matérielle qu'elle a choisie pour l'assumer. Un prestataire de gestion documentaire défaillant, un réseau d'agents commerciaux qui ne transmet pas ses pièces, ou un logiciel qui ne sauvegarde pas correctement, n'excusent jamais l'absence de la pièce au moment du contrôle.
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Les réflexes à prendre
- Centraliser au siège toutes les pièces collectées sur le terrain, y compris celles réunies par des agents commerciaux indépendants
- Distinguer, dans l'organisation des dossiers, le point de départ du délai selon qu'il s'agit d'une pièce d'identification ou d'une pièce liée à une opération
- Prévoir une sauvegarde sous contrôle propre, indépendante du prestataire externe éventuel
- Insérer une clause de réversibilité dans tout contrat avec un prestataire de gestion documentaire
- Conserver séparément et plus longtemps les pièces liées à un examen renforcé au titre de l'article L. 561-10-2
- Ne jamais détruire un dossier avant l'expiration du délai propre à chaque catégorie de document qu'il contient
- Documenter, pour chaque dossier clos, la date exacte de fin de la relation d'affaires, qui sert de point de départ
Questions fréquentes
À partir de quand court le délai de cinq ans ?
Cela dépend du document. Pour les éléments d'identification et de connaissance client, le délai court à compter de la fin de la relation d'affaires. Pour les documents relatifs à une opération, il court à compter de l'exécution de cette opération.
Une défaillance du prestataire informatique excuse-t-elle une perte de documents ?
Non. La Commission nationale des sanctions a jugé, dans la décision CNS 2023-38 du 18 mars 2026, qu'une défaillance du prestataire de gestion documentaire ne fait pas tomber le grief de défaut de conservation.
Le délai de conservation de cinq ans se cumule-t-il avec les obligations comptables ?
Les deux délais sont indépendants. Une obligation comptable ou fiscale plus longue ne dispense pas de respecter, en parallèle, le délai propre de l'article L. 561-12, et réciproquement.
Les documents collectés par un agent commercial doivent-ils remonter au siège ?
Oui. Plusieurs décisions de sanction retiennent l'absence de centralisation comme un manquement à l'obligation de conservation, la responsabilité restant celle du titulaire de la carte professionnelle sous lequel l'agent commercial intervient.
À retenir
- L'article L. 561-12 impose une conservation de cinq ans, avec deux points de départ distincts selon la nature du document
- Ce délai est indépendant des obligations comptables et fiscales
- Les pièces de l'examen renforcé de L. 561-10-2 se conservent aussi cinq ans, mais à compter de sa réalisation
- Les justificatifs de formation de D. 561-38-1-1 se conservent pendant la durée des fonctions, plus cinq ans
- Un prestataire défaillant ne dégage jamais la responsabilité de l'assujetti
Sources
- Code monétaire et financier, article L. 561-12, version en vigueur depuis le 14 février 2020, ordonnance n° 2020-115 du 12 février 2020, article 3
- Décision de la Commission nationale des sanctions n° 2023-38 du 18 mars 2026
- Décision de la Commission nationale des sanctions n° 2024-03 du 27 mai 2026
- Plaquette Tracfin et DGCCRF, professionnels de l'immobilier, 2026, fiche relative à la conservation
Pour approfondir, consultez l'article D. 561-38-1-1 sur la conservation de la preuve de formation, l'article L. 561-10-2 sur l'examen renforcé, et l'article L. 561-32 sur les procédures internes, ou le programme complet de la formation LCB-FT.