Une gérante de société de domiciliation, confrontée pour la première fois à un dossier suspect, cherche par où commencer : par courrier, par un formulaire papier, ou en ligne. Depuis le 1er février 2025, la réponse ne souffre plus de discussion : la déclaration de soupçon s'envoie obligatoirement sur la plateforme dématérialisée ERMES, sauf indisponibilité de celle-ci ou urgence particulière.
Cette obligation, longtemps assortie d'exceptions pour les professions non financières, a été resserrée par un texte récent que beaucoup de professionnels non financiers ignorent encore.
Avant de déclarer : désigner un déclarant et un correspondant
Aucune déclaration ne peut partir sans qu'un déclarant et un correspondant aient été désignés au préalable. L'article R. 561-23 du code monétaire et financier définit le déclarant comme un dirigeant ou un préposé habilité à procéder aux déclarations de soupçon. L'article R. 561-24 définit le correspondant, chargé de répondre aux demandes du service Tracfin et de l'autorité de contrôle, et de diffuser en interne les informations de caractère général qui en émanent. Ces deux fonctions peuvent être tenues par une seule et même personne, en fonction de la taille et de l'organisation de la structure, ce qui est le cas de la quasi-totalité des agences immobilières et des sociétés de domiciliation.
Pour les professions non financières, cette désignation n'est pas communiquée à Tracfin en amont : elle est jointe, sous la forme d'un document distinct, à la première déclaration de soupçon envoyée. Tout changement ultérieur doit ensuite être signalé sans délai.
La plateforme ERMES, seul canal obligatoire
L'article 2 de l'arrêté du 6 juin 2013, fixant les modalités de transmission de la déclaration prévue à l'article L. 561-15 du code monétaire et financier, impose que la déclaration soit effectuée « au moyen de la plate-forme sécurisée ERMES (échanges de renseignements par messages en environnement sécurisé) ». Cette plateforme, accessible depuis le site de Tracfin, est gratuite et s'ouvre après une simple inscription en ligne. Elle bénéficie d'un haut niveau de sécurité et sert aussi, après l'envoi, aux échanges ultérieurs entre le déclarant et Tracfin, notamment si un droit de communication est adressé en retour.
Le formulaire disponible sur ERMES a été élaboré avec les assujettis eux-mêmes : il comporte un tronc commun et des champs spécifiques à chaque catégorie de professionnels. Un agent immobilier et une société de domiciliation ne remplissent donc pas exactement le même formulaire.
Ce qui a changé depuis le 1er février 2025
Avant cette date, l'article 3 de l'arrêté du 6 juin 2013 ouvrait, par dérogation, une voie postale ou par télécopie aux intermédiaires d'assurance, aux conseillers en investissements financiers et à la quasi-totalité des professions non financières. L'arrêté du 23 janvier 2025 a purement et simplement abrogé cet article 3. Depuis le 1er février 2025, le principe s'applique sans dérogation : la déclaration se fait au moyen de la plateforme sécurisée ERMES, pour l'ensemble des personnes mentionnées à l'article L. 561-2.
Le même arrêté a toutefois réécrit l'article 4, qui conserve une voie de secours, strictement conditionnée : « en cas d'indisponibilité de la plate-forme sécurisée ERMES ou d'une urgence particulière ne permettant pas son utilisation », la déclaration peut être effectuée par voie postale ou par courriel, au moyen du formulaire dématérialisé, complété de façon dactylographiée. La télécopie, qui figurait dans l'ancienne rédaction, a disparu de cette voie de secours, remplacée par le courriel.
Ce que la déclaration doit contenir
L'article R. 561-31, III, du code monétaire et financier impose six mentions obligatoires dans tous les cas : la profession du déclarant par référence à l'article L. 561-2, les éléments d'identification et coordonnées du déclarant désigné, le cas de déclaration par référence à l'article L. 561-15, les éléments d'identification du client et de son bénéficiaire effectif, un descriptif de l'opération avec les éléments d'analyse, et le délai d'exécution si l'opération n'a pas encore eu lieu.
| Ce que la procédure impose | Ce qu'elle n'impose pas |
|---|---|
| Un envoi par la plateforme ERMES en principe | Un envoi papier de principe pour les professions non financières |
| Un formulaire propre à chaque catégorie d'assujetti | Un formulaire unique identique pour tous les métiers |
| Six mentions obligatoires dans tous les cas | Une preuve du caractère délictueux des faits |
| Un descriptif accompagné d'une analyse | Une simple liste chronologique de faits sans explication |
Quatre bonnes pratiques recommandées par les autorités
Être exhaustif
Il est recommandé d'envoyer toutes les informations disponibles : pièces d'identité, extrait K-bis, numéros de SIREN et SIRET, statuts des sociétés, documents juridiques et comptables, montant en jeu, échanges avec le client et appréciation de ces échanges, informations recueillies en sources ouvertes. Un détail technique compte : les pièces jointes doivent être lisibles et le plus exploitables possible, en évitant les documents scannés au format PDF, qui ne sont pas exploitables par le service.
Décrire, analyser, expliciter
Pour une personne physique, il convient de renseigner au minimum le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité, le lieu de résidence, la date d'entrée en relation et la profession. Pour une personne morale, la dénomination, les numéros SIREN et SIRET, la date de création, l'adresse du siège social, le secteur d'activité, le gérant et le bénéficiaire effectif. Les raisons du soupçon et les critères d'alerte identifiés doivent apparaître clairement et explicitement.
Remplir correctement les champs structurés
Les champs structurés facilitent le traitement par Tracfin. Le texte libre ne les remplace pas.
Déclarer à temps
Le principe est de déclarer avant l'exécution de la transaction, pour permettre à Tracfin d'exercer son droit d'opposition prévu à l'article L. 561-24. Si la transaction a déjà eu lieu, parce qu'il était impossible de surseoir, parce que le soupçon est apparu après coup, ou parce qu'un report aurait gêné les investigations, la déclaration se transmet a posteriori, mais sans délai.
Se former à cette procédure avant d'en avoir besoin
La procédure ERMES n'est utile que si le déclarant désigné sait la mobiliser dès le premier dossier suspect, sans avoir à découvrir la plateforme dans l'urgence. C'est précisément l'un des objectifs de la formation LCB-FT obligatoire, qui accompagne pas à pas la création du compte et la rédaction d'une première déclaration. Le programme détaillé est consultable et téléchargeable sur la page /programme, au format PDF pour le parcours Dirigeant et référent.
Les réflexes à prendre
- Créer le compte ERMES avant d'en avoir besoin, dès la désignation du déclarant.
- Utiliser le formulaire propre à sa catégorie de profession, pas un formulaire générique.
- Envoyer des fichiers natifs ou des captures nettes, jamais des documents scannés au format PDF.
- Structurer le descriptif de l'opération en faits datés et analyse, jamais en simple impression.
- Ne recourir à la voie postale ou au courriel que si la plateforme est réellement indisponible ou en cas d'urgence particulière.
- Signaler sans délai tout changement de déclarant ou de correspondant désigné.
Questions fréquentes
La déclaration papier est-elle encore possible pour un agent immobilier ?
Non, en principe. Depuis le 1er février 2025, l'arrêté du 23 janvier 2025 a abrogé la dérogation qui ouvrait cette voie aux professions non financières. Une voie de secours par courrier ou courriel demeure, mais uniquement en cas d'indisponibilité de la plateforme ERMES ou d'urgence particulière.
Qui peut se connecter à la plateforme ERMES dans une société de domiciliation ?
Le déclarant désigné au titre de l'article R. 561-23, et éventuellement le correspondant au titre de l'article R. 561-24, lorsque ces deux fonctions sont réparties entre deux personnes différentes.
Faut-il attendre d'avoir un dossier suspect pour créer le compte ERMES ?
Non, il est recommandé de créer le compte en amont, dès la désignation du déclarant, pour ne pas perdre de temps le jour où une déclaration s'impose.
Que se passe-t-il si une pièce jointe est un document scanné ?
Elle reste recevable, mais les autorités recommandent d'éviter ce format, car un document scanné est une image dont le contenu n'est pas exploitable automatiquement par le service Tracfin.
À retenir
- La déclaration de soupçon s'effectue obligatoirement sur la plateforme ERMES depuis le 1er février 2025, arrêté du 23 janvier 2025.
- Une voie de secours par courrier ou courriel subsiste, réservée à l'indisponibilité de la plateforme ou à une urgence particulière.
- Le déclarant et le correspondant, désignés selon les articles R. 561-23 et R. 561-24, peuvent être une seule personne.
- Six mentions obligatoires doivent figurer dans la déclaration, au titre de l'article R. 561-31.
- Déclarer avant l'exécution de l'opération permet à Tracfin d'exercer son droit d'opposition prévu à l'article L. 561-24.
Sources
- Arrêté du 6 juin 2013 fixant les modalités de transmission de la déclaration, articles 2 et 4, texte consolidé.
- Arrêté du 23 janvier 2025 modifiant l'arrêté du 6 juin 2013, JORF n° 0025 du 30 janvier 2025, entrée en vigueur le 1er février 2025.
- Article R. 561-31 du code monétaire et financier, sur les mentions obligatoires.
- Article R. 561-23 et R. 561-24 du code monétaire et financier, sur le déclarant et le correspondant.
Le contenu détaillé des six mentions obligatoires est expliqué dans la page sur l'article R. 561-31. Le rôle exact du déclarant est présenté dans la page sur l'article R. 561-23. Pour apprendre à utiliser cette procédure dans des conditions réelles, Campus Tracfin, la référence de la formation LCB-FT, propose deux parcours 100 % en ligne avec attestation de réalisation : Collaborateur, 3 heures, 47 € net de taxe, et Dirigeant et référent, 5 heures, 117 € net de taxe, présentés sur /formation.