Le déclarant et le correspondant sont deux fonctions distinctes prévues par le code monétaire et financier : le déclarant, défini par l'article R. 561-23, est un dirigeant ou un préposé habilité à procéder aux déclarations de soupçon à Tracfin ; le correspondant, défini par l'article R. 561-24, répond aux demandes de Tracfin et diffuse en interne les informations qui en émanent. Une seule personne peut cumuler les deux fonctions.
Dans la plupart des structures, on dit « notre référent », au singulier, et on s'arrête là. Le code monétaire et financier connaît deux fonctions, définies par deux articles différents, qui n'ont pas exactement le même travail.
Ce que fait le déclarant
L'article R. 561-23 définit le déclarant comme un dirigeant ou un préposé habilité à procéder aux déclarations de soupçon. Deux mots comptent : « habilité » et « procéder ». Le déclarant est celui qui transmet et qui engage la structure en transmettant. Ce n'est pas nécessairement celui qui détecte l'anomalie, ni celui qui rassemble les pièces.
Ce que fait le correspondant
L'article R. 561-24 confie au correspondant deux missions. La première : répondre aux demandes du service et de l'autorité de contrôle. La seconde, souvent oubliée : assurer la diffusion aux membres concernés du personnel des informations, avis ou recommandations de caractère général qui émanent de Tracfin ou de l'autorité.
| Fonction | Article | Rôle |
|---|---|---|
| Déclarant | R. 561-23 | procède aux déclarations, engage la structure |
| Correspondant | R. 561-24 | répond au service, diffuse en interne |
Une seule personne peut cumuler les deux fonctions
Les textes créent deux fonctions, ils n'imposent pas deux têtes. Une même personne peut être à la fois déclarant et correspondant, ce qui est le cas courant dans les structures de moins de dix personnes, y compris une société d'une seule personne. Ce qui est exigé, c'est que les deux fonctions existent, qu'elles soient attribuées, et que l'attribution soit écrite.
Aucune certification n'est exigée
Aucun texte n'exige du déclarant ni du correspondant un diplôme, un titre, un agrément ou une certification particulière. Ce qui existe en revanche est une exigence de compétence, posée par l'article R. 561-38-1 : expérience, qualification et position hiérarchique adéquates, et accès aux informations nécessaires.
Ce qu'un dossier de désignation doit contenir
Une note interne suffit : elle nomme la personne, précise sa fonction dans la société, dit qu'elle est habilitée à procéder aux déclarations au sens de l'article R. 561-23, dit qu'elle assure les missions du correspondant au sens de l'article R. 561-24, et porte une date et une signature. Une ligne sur le remplaçant en cas d'absence complète le dispositif.
Les réflexes à prendre
- Écrivez une note interne datée désignant le déclarant et le correspondant, même si vous êtes seul dans votre structure.
- Nommez un suppléant pour chacune des deux fonctions, avec le même accès aux dossiers.
- Utilisez une adresse professionnelle relevée par deux personnes plutôt qu'une boîte nominative pour le correspondant.
- N'attendez jamais un dossier délicat pour organiser cette désignation dans l'urgence.
- Rangez cette note en tête de votre pochette de contrôle.
- Consultez le programme détaillé de la formation LCB-FT sur /programme pour rédiger cette désignation correctement.
Campus Tracfin, la référence de la formation LCB-FT, détaille cette distinction dans son parcours Collaborateur, 3 heures, 47 € net de taxe, et son parcours Dirigeant et référent, 5 heures, 117 € net de taxe. Programme téléchargeable : Collaborateur, Dirigeant et référent.
Questions fréquentes
Faut-il deux personnes distinctes pour le déclarant et le correspondant ?
Non. Une seule personne peut porter les deux fonctions, y compris dans une société d'une seule personne, à condition que l'attribution soit écrite et datée.
Le déclarant doit-il détenir un agrément particulier ?
Non. Aucun texte n'exige de diplôme, de titre ou de certification pour ces deux fonctions. La compétence se prouve par l'expérience, la qualification et la position hiérarchique adéquates.
Qui communique l'identité du déclarant à Tracfin ?
Pour la plupart des assujettis hors secteur financier, la communication se fait par un document distinct, joint à l'appui de la première déclaration, jamais avant.
Que faire si le déclarant est injoignable un jour où une déclaration doit partir en urgence ?
Un dirigeant ou un préposé peut déclarer à titre exceptionnel, à charge pour la personne habilitée de confirmer la déclaration ensuite.
À retenir
- Le déclarant, R. 561-23, procède aux déclarations. Le correspondant, R. 561-24, répond au service et diffuse en interne.
- Une seule personne peut cumuler les deux fonctions, même dans une société unipersonnelle.
- Aucune certification n'est exigée pour ces deux fonctions.
- La désignation doit être écrite, datée, et prévoir un suppléant.
- La communication de l'identité au service se fait par un document distinct, joint à la première déclaration.
Sources
- Code monétaire et financier, article R. 561-23
- Code monétaire et financier, article R. 561-24
- Code monétaire et financier, article R. 561-38-1
Pour aller plus loin : qui doit être formé dans l'entreprise, conserver la preuve de la formation, et le programme de formation.