L'article D. 561-38-1-1 du code monétaire et financier impose de conserver les justificatifs de formation pendant toute la durée des fonctions d'une personne, puis cinq ans à compter de la fin de ces fonctions. Les deux périodes s'ajoutent : ce n'est jamais cinq ans à partir de la date de la formation elle-même.
C'est le point que la plupart des dirigeants prennent à l'envers. Un négociateur entré dans une agence en 2018 et parti en juin dernier fait conserver ses justificatifs de 2018, de 2022 et de 2025 jusqu'en juin de l'année suivant son départ de cinq ans, le plus ancien atteignant treize ans de conservation.
La formule exacte du texte
Le second alinéa de l'article D. 561-38-1-1 impose de tenir à jour l'ensemble des documents relatifs aux formations obligatoires suivies « pendant la durée de leurs fonctions et durant une période de cinq ans à compter de la fin de celles-ci ». Le texte n'écrit pas « conserver », mais « tiennent à jour » : un carton d'archives ne bouge plus, un dossier tenu à jour se complète à chaque formation.
Le piège du collaborateur parti
Quand une personne quitte l'entreprise, son dossier est souvent archivé, parfois purgé, et ses attestations partent avec. Un contrôle qui porte, trois ans plus tard, sur une période où elle travaillait encore, se retrouve sans rien. Le geste qui évite cette erreur : au départ d'un collaborateur, avant d'archiver quoi que ce soit, sortir ses attestations et les ranger dans le dossier de formation de l'entreprise, avec sa date de départ notée dessus.
| Erreur fréquente | Règle correcte |
|---|---|
| Jeter les attestations cinq ans après la formation | conserver jusqu'à cinq ans après la fin des fonctions |
| Purger le dossier au départ du collaborateur | extraire les attestations avant tout archivage |
| Conserver une durée uniforme pour tous | calculer la durée selon la date de fin de fonctions de chacun |
Ce que le contrôleur vérifie, et ce n'est pas un simple comptage
Le texte lui demande de vérifier trois choses : le respect de l'obligation de formation, l'adéquation de la fréquence et du contenu des formations aux fonctions exercées, et l'adéquation aux risques de l'entité. Ce n'est jamais un nombre d'attestations qui est compté, mais leur pertinence par rapport à chaque poste.
Ce que la Commission a déjà jugé
Un dirigeant affirmait former ses collaborateurs « tous les ans voire deux fois par an » : sanctionné quand même, faute de trace. La formation avait probablement eu lieu ; elle n'était pas prouvée. Devant la Commission nationale des sanctions, une formation non prouvée est traitée comme une formation qui n'a jamais eu lieu.
Les réflexes à prendre
- Notez, sur chaque dossier de formation individuel, la date de fin de fonctions dès qu'elle est connue.
- Extrayez systématiquement les attestations avant tout archivage d'un dossier de départ.
- N'assimilez jamais la date de la formation à la date de départ du décompte des cinq ans.
- Vérifiez que votre récapitulatif d'entité couvre bien les personnes parties depuis moins de cinq ans.
- Ajoutez la ligne de rattachement sur chaque attestation, pour prouver l'adéquation au-delà de la simple existence de la formation.
- Consultez le programme détaillé de la formation LCB-FT sur /programme pour organiser ce dossier correctement.
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Questions fréquentes
Jusqu'à quand faut-il conserver l'attestation d'un collaborateur parti ?
Cinq ans à compter de la fin de ses fonctions, et non cinq ans à compter de la date de sa formation.
Peut-on purger le dossier de formation d'un collaborateur au moment de son départ ?
Non. C'est l'erreur la plus grave : elle prive l'entreprise de toute preuve sur la période où le collaborateur travaillait encore.
Le contrôleur compte-t-il simplement le nombre d'attestations produites ?
Non. Il vérifie l'adéquation de la fréquence et du contenu des formations aux fonctions exercées et aux risques de l'entité.
Une formation réellement dispensée mais non prouvée compte-t-elle en contrôle ?
Non. Une décision de la Commission nationale des sanctions a jugé qu'une formation non prouvée est traitée comme une formation qui n'a jamais eu lieu.
À retenir
- Les deux périodes, durée des fonctions et cinq ans après, s'additionnent, elles ne se substituent pas.
- Extraire les attestations avant d'archiver un dossier de départ est le geste qui évite l'erreur la plus fréquente.
- Le contrôleur vérifie l'adéquation, jamais un simple comptage d'attestations.
- Une formation non prouvée est jugée comme une formation qui n'a pas eu lieu.
- Le récapitulatif d'entité doit couvrir les personnes parties depuis moins de cinq ans.
Sources
- Code monétaire et financier, article D. 561-38-1-1, décret n° 2026-310 du 24 avril 2026
- Décision de la Commission nationale des sanctions n° 2024-20
Pour aller plus loin : l'attestation de réalisation, préparer un contrôle pièce par pièce, et le programme de formation.